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昨日は某クラウド会計ソフトの使い方を誤ると、
いろんな方面にいろんな不都合が生じる、
という話を書きました。
これだけだと、
「やっぱりＩＣＴ化はしなくていいよね。」
と間違った受け止め方をする人が出てくるのでは？
と、ちょっと心配になったので、
今日は、やっぱりＩＣＴ化は進めた方がいいと思いますよ、
というお話です。
Contents
クラウド化で場所を選ばず確認・作業ができる。
会計ソフトも銀行履歴もどこでも確認できる時代です。
会計ソフトの修正も場所を選ばず、どこでもできます。
弊事務所ではまだ全ての書類をクラウド化したわけではないので、
何でもかんでも、どこでもできるわけではありません。
領収書・請求書関係はローカルサーバーに保存しています。
ゆくゆくはこれもクラウド化していくことになるのかもしれません。
場所を選ばず、確認や作業できる、
これは実現してみると、意外と便利です。
まずは会計ソフトから始めてみるといいと思います。
クラウド会計ソフトは、
「ブラウザ上で入力すると反応が遅くてイライラする」というあなた、
ブラウザ上で入力するからです。
そもそも入力なんて、必要最小限で済むんです。
詳細は次の項目で。
仕訳の自動取込
マネーフォワードクラウドなどのクラウド会計ソフトは、
通帳やクレジットカードの履歴を取り込んだ時に自動で仕訳を作成してくれます。
例えば、
「ＥＴＣ中日本 （金沢西→富山）」という摘要がありますよね。
しょっちゅう高速道路を利用するような事業者だと、
この仕訳が山ほど出てくるわけです。
そして、それを全部打ち込む必要があるわけです。
自動取込なら適用はスコーンとそのまま反映してくれます。
わざわざ手打ちで入力する必要がありません。
科目の振り分けも何回かやるうちに、
ＡＩが精度の高い推測をしてくれるようになります。
確かに、若干うまく取り込めないものも出てきます。
でも、全部手打ち入力することを考えれば些細なことです。
各種資料の電子保存
ご存知のとおり、電子帳簿保存法によりかなり電子化が進んできました。
が、それ以前のお話です。
現物の書類があって、税理士事務所はそのコピーをとって、
同じ書類がお客さんと税理士事務所の２ヶ所に今までありました。
これって、場所をとる話ですよね。
弊事務所は、コピーした資料の紙での保管をやめました。
電子保存です。
現物はお客さんのもとにあるので、税理士事務所に紙で保管する必要はありません。
利用しているソフトは「DocuWorks」です。
そのため、弊事務所のパソコンは、本体１台につきディスプレイ２台です。
ディスプレイの１つは作業用、もう１つは閲覧用です。
資料を見ながら、作業をする、そのためディスプレイ２台です。
「パソコンがいっぱいありますね。」
と言われることがありますが、
ディスプレイが多いだけで、本体はその半分しかありません。
これで紙保管が少なくなり、省スペースを実現しています。
まとめ
ＩＣＴ化は使い方をうまくすれば、こんな便利なものはありません。
なのに、なぜなかなか取り入れられないのでしょうか？
最近になって、その理由がよくよく分かってきました。
人間はなかなか変われないということ。
特に日本は、変える力を持っている人ほど変われないということ。
残念ですが、これは現実として横たわっている問題です。
その解決策は私にも分かりません。
私にできることは、その現実に合わせたサービスを提供することです。
変えられる人からすると、歯がゆいと思います。
歯がゆいけど、それがサービス提供者として、
お客様に配慮するポイントだとも思います。
